D’après une étude réalisée par le cabinet McKinsey, 28% du temps de travail dans le monde est consacré à lire et à répondre aux emails. Cela représente plus de trois heures par jour et plus d’un jour entier par semaine! Selon une autre étude récente de l’éditeur de logiciels Adobe, les cadres français consacrent 5,1 heures de leur journée au traitement de leurs emails.

La faute au smartphone ?

Cette étude menée à l’échelle européenne montre que la consultation des emails sur le smartphone est un facteur clef d’explication. Si, pour 85 % des cadres interrogés, l’ordinateur reste l’appareil privilégié pour lire les emails personnels et professionnels, le smartphone prend une place de plus en plus prépondérante pour 77 % d’entre eux.

70 % des réponses attendues dans les 4 heures

A cela s’ajoute la pression sociale de la rapidité de réponse : 70 % des réponses sont attendues dans les quatre heures. Comment les emails, inexistants dans les années quatre-vingt-dix, on-t-ils pris une place aussi prépondérante dans nos vies professionnelles ? Les bénéfices de leur limitation seraient pourtant nombreux : plus de temps pour travailler et des week-ends de trois jours !

Une source de stress importante

L’utilité des emails n’est plus à démontrer, ils permettent, entre autres, de garder une trace écrite des conversations, de partager l’information et de coordonner le travail à distance. Cependant, l’inflation du nombre d’emails journaliers (jusqu’à 100!) est un réel fléau qui pénalise à la fois la productivité et la qualité de vie au travail. Elle nous éloigne de notre coeur de métier et représente une source de stress importante comme l’ont démontré des chercheurs californiens en 2012.

Faire évoluer les pratiques

Certaines sociétés l’ont bien compris. Atos par exemple, a mis en place une politique de réduction progressive des emails de 100 à 40 par jour en deux ans et cela s’est traduit par l’augmentation de la marge opérationnelle et une diminution des coûts administratifs!

Quid du droit à la déconnexion ?

L’impératif de mobilité pousse les entreprises, à multiplier les moyens de travailler à distance pour leurs salariés. De leur côté, les collaborateurs sont aussi désireux de gagner en flexibilité sur l’organisation de leur temps de travail. Le droit au télétravail répond à ce besoin mais l’accès facilité aux emails professionnels dans le quotidien des salariés pourrait faire repartir à la hausse le temps à passé le nez dans la boîte mail.

Suite à la mise en place du droit à la déconnexion cette année, certaines entreprises adoptent des chartes des bonnes pratiques pour proscrire certains comportements. C’est le cas de Teva Santé qui propose, par exemple, de restreindre le nombre de destinataires en copie, de s’abstenir de toute réponse « non essentielle » ou plus simplement encore de ne pas hésiter à se déplacer pour discuter avec son interlocuteur.

Alors, la prochaine fois, plutôt que d’envoyer un email, pourquoi ne pas simplement décrocher votre téléphone ou vous déplacer jusqu’à votre interlocuteur?

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